Pengetahuan baru mengenai sebuah organisasi akan selalu ada dan berkembang. Agar pengetahuan tersebut terpelihara dan memberikan manfaat, maka diperlukan sistem yang bisa mengolahnya. Sistem tersebut dinamakan knowledge management system (KMS).
Knowledge Management System (KMS) merupakan best practice system untuk mengelola semua pengetahuan perusahaan baik yang bersumber dari ketentuan regulator maupun internal perusahaan serta knowledge semua karyawan. Knowledge Management System (KMS) merupakan strategi untuk mengelola pengetahuan secara terstruktur dan efektif dalam menyimpan, mencari, dan berbagi pengetahuan untuk seluruh karyawan.
Hal ini dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi dengan baik. Harapannya, semua pihak di dalam organisasi bisa memahami pengetahuan mengenai operasi atau bisnis organisasi dengan baik. Dengan demikian bisnis akan terus berjalan dan berkesinambungan.
Tantangan dalam Knowledge Management
Tantangan Knowledge management adalah untuk menentukan informasi apa dalam organisasi yang berharga. Membuat basis data pengetahuan mengharuskan user mengidentifikasi pengetahuan bermanfaat yang user miliki saat ini.
Pengetahuan bisa datang dari banyak sumber. Salah satunya dari user sendiri, dokumentasi teknis yang ada dan solusi. Semua informasi ini perlu ada dalam basis data pengetahuan, sehingga tersedia untuk semua orang.
Penerapan Ivanti : Knowledge management system
Ivanti : Knowledge management system sebagai perangkat lunak yang menjadi pusat penyimpanan data atau dokumen pengetahuan yang akan memfasilitasi user untuk dapat mengembangkan kompetensinya secara mandiri dengan menyediakan knowledge yang dibutuhkan oleh user. Pengelolaan knowledge yang efektif akan mengurangi biaya pelatihan dan juga akan mengurangi waktu yang harus dipergunakan oleh user untuk mengikuti pelatihan. Karena pengelolaan knowledge yang efektif akan memberi akses dan waktu yang fleksibel bagi semua user dalam mempelajari knowledge yang dibutuhkan dalam pekerjaan.
Keuntungan Implementasi Ivanti:Knowledge management system
Beberapa keuntungan menggunakan aplikasi Ivanti:Knowledge management system :
- Dapat mempercepat akses informasi dan pengetahuan yang dibutuhkan oleh user ketika sedang dibutuhkan.
- User dapat menambahkan data ke dalam Ivanti:Knowledge management system sehingga menjadi informasi dan pengetahuan untuk user yang lain.
- Dapat meningkatkan proses pengambilan suatu keputusan, karena dengan tersedianya data atau informasi user dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat.
- Meningkatkan efisiensi proses bisnis organisasi atau perusahaan.
Dengan diimplementasikannya Ivanti : Knowledge Management System pada sebuah perusahaan, maka karyawan dapat mempersingkat waktu yang dibutuhkan untuk mencari data dan informasi dan menjadi lebih banyak waktu untuk mempelajari knowledge-knowledge yang ada di Ivanti : Knowledge Management System
Kenapa harus PT Niaga Prima Paramitra ?
PT Niaga Prima Paramitra sudah berdiri sejak tahun 1998 dan sudah memiliki pengalaman di industri IT sebanyak lebih dari 24 tahun dan NPP didukung dengan sumber daya manusia yang kompeten di bidangnya. Dengan konsultan yang sudah bersertifikasi serta berpengalaman dibidangnya.
Dengan pengalaman PT Niagaprima Paramitra, maka PT Niagaprima Paramitra merupakan partner yang tepat untuk implementasi Ivanti:Knowledge Management System.
Kesimpulan :
- Mempercepat arus informasi di internal perusahaan/proses edukasi ke karyawan menjadi lebih mudah.
- Efisiensi biaya peningkatan kualitas dan knowledge SDM.
- Menghindari hilangnya key person perusahaan yang menyebabkan hilangnya knowledge perusahaan.
- Membantu perusahaan dalam hal knowledge retention.
- Mengurangi waktu pelatihan dan biaya in-class training.
- Membantu penanganan masalah lebih cepat, berdampak pada customer satisfaction.
- Memberikan informasi yang akurat untuk analisis dan mengambil keputusan manajemen.
Penulis :
Alfian Maulana
Business Application Asset Management – PT Niagaprima Paramitra
Resource
