Solusi RPA dalam Case Procure to Pay (P2P) pada Industri Manufaktur

Dalam industri manufaktur yang begitu dinamis, optimasi proses pengadaan barang dan jasa (procure-to-pay/P2P) menjadi kunci untuk menjaga daya saing dan mencapai efisiensi operasional. Proses P2P melibatkan beberapa tahap, mulai dari permintaan hingga pembayaran, dan penanganan manual dari tugas-tugas tersebut dapat menyebabkan kesalahan, keterlambatan, dan meningkatkan biaya.

Robotic Process Automation (RPA) adalah teknologi canggih yang menggunakan perangkat lunak robot atau “bot” untuk mengotomatisasi tugas-tugas yang repetitif, berbasis aturan, dan memakan waktu yang biasanya dilakukan oleh manusia. Bot ini dapat berinteraksi dengan berbagai aplikasi, basis data, dan sistem seperti pengguna manusia, menjadikannya kandidat ideal untuk mengoptimasi proses pengadaan dalam industri manufaktur.

Proses P2P dalam industri manufaktur melibatkan beberapa tahap, termasuk permintaan pembelian, pemilihan dan perekrutan pemasok, pemrosesan pesanan pembelian, validasi faktur, dan pemrosesan pembayaran. Penanganan manual dari tugas-tugas ini dapat menyebabkan ketidak-efisienan dan kurangnya visibilitas, yang menghambat kemampuan departemen pengadaan untuk mengambil keputusan yang berdasarkan informasi yang akurat.

Berikut adalah contoh kasus dari perusahaan manufaktur berukuran menengah yang mengimplementasikan RPA untuk mengoptimalkan proses P2P mereka. Dimana perusahaan tersebut memiliki sebuah tantangan sebagai berikut:

Tantangan:

Perusahaan X yang bergerak dalam Industri produksi plastik ini menghadapi kesulitan dalam memproses pesanan pembelian, validasi faktur, dan mengelola perekrutan pemasok secara efisien. Entri data manual sering menyebabkan kesalahan, pembayaran yang tertunda, dan kurangnya visibilitas terhadap proses pengadaan.

Solusi:

Terkait tantangan tersebut, Perusahaan ini kami sarankan menggunakan bot RPA untuk mengotomatisasi berbagai tugas dalam proses P2P. Bot-programmable ini dirancang untuk mengambil data dari permintaan pembelian, memvalidasi faktur sesuai dengan aturan yang telah ditentukan, dan berkomunikasi dengan pemasok untuk dokumen onboarding.

Hasil:

Dari hasil implementasi tersebut berikut ini hasil yang didapatkan:

Waktu pemrosesan berkurang 50%, menghasilkan pemenuhan pesanan yang lebih cepat dan perbaikan hubungan dengan pemasok.

Akurasi pemrosesan faktur meningkat menjadi 99,5%, mengurangi kebutuhan intervensi manual dan keterlambatan yang terkait.

Visibilitas yang ditingkatkan dan pelacakan waktu nyata dari aktivitas pengadaan memungkinkan perusahaan untuk mengambil keputusan berdasarkan data dan bernegosiasi dengan pemasok dengan lebih baik.

Seluruh biaya operasional berkurang 30%, membebaskan sumber daya untuk fokus pada inisiatif strategis pengadaan.

Dengan memanfaatkan kekuatan otomatisasi, perusahaan manufaktur dapat menyederhanakan operasi pengadaan, mendorong pertumbuhan, dan tetap bersaing dalam lanskap bisnis yang dinamis saat ini. Mengadopsi teknologi RPA adalah langkah strategis yang dapat mengubah cara perusahaan manufaktur mengelola siklus procure-to-pay mereka dan membuka jalan menuju masa depan yang lebih lincah dan sejahtera.

Berbagai platform RPA kini sudah banyak hadir di pasar solusi RPA dan Automation Anywhere adalah salah satu platform RPA terkemuka yang menonjol dari kompetitornya. Dengan skalabilitas, fitur yang kaya, antarmuka pengguna yang ramah, keamanan yang kuat, dan dukungan komunitas yang aktif, Automation Anywhere membantu perusahaan dalam mengotomatisasi proses bisnis mereka dengan efisiensi dan efektivitas yang tinggi.

PT. Niaga Prima Paramitra (NPP) merupakan implementor solusi RPA yang handal, khususnya dalam penggunaan platform Automation Anywhere. Dengan spesialisasi dalam Automation Anywhere, kehandalan, dukungan end-to-end, personalisasi solusi, dan pelatihan yang komprehensif, NPP dapat membantu pelanggan dalam mendukung bisnis mereka melalui implementasi solusi RPA yang efektif dan efisien.